Zarządzanie handlowcami – jak zoptymalizować czas pracy przedstawiciela handlowego?

Optymalizacja czasu pracy przedstawiciela handlowego niemal zawsze przekłada się na lepsze wyniki sprzedażowe firmy. Przez to warto wiedzieć, w jaki sposób do wspomnianej optymalizacji dążyć. Wbrew pozorom nie jest to takie trudne, ponieważ dzisiejsza wiedza jak i technologia dają narzędzia, których wdrożenie przełoży się na bardziej efektywne zarządzanie czasem. Co zrobić, by organizacja czasu pracy była prosta i dawała jak najlepsze efekty?

Bycie przedstawicielem handlowym jest niełatwym zajęciem. Większości społeczeństwa kojarzy się z kimś, kogo zadaniem jest pozyskiwanie nowych klientów, a więc sprzedawanie towarów oraz usług. W praktyce dochodzi do tego wiele innych zadań, którymi jest chociażby dotarcie do danego odbiorcy, a także późniejsze utrzymywanie dobrych relacji. Poprzez wiele możliwych problemów posada ta jest dość stresująca. Nie bez powodu uważa się, że handlowiec powinien mieć stalowe nerwy, ponieważ dzięki temu szybciej poradzi sobie w trudnych sytuacjach, co przekłada się na wspomnianą organizację czasu. Istnieją bowiem pewne cechy, które dobry handlowiec powinien posiadać. Są trudne do wyuczenia, dlatego niektórzy zwyczajnie bardziej nadają się do tego zawodu od innych.

Załóżmy jednak, że dany przedstawiciel handlowy posiada dobre umiejętności radzenia sobie ze stresem. W tym przypadku inną ważną cechą jest umiejętność planowania swojego dnia pracy. Mało efektywny handlowiec bowiem może przykładowo pojechać od jednego klienta, do innego oddalonego o dziesiątki kilometrów, pomijając tych, którzy byli po drodze. Przez to zwiększa się czas pracy, ale nie tylko, ponieważ dochodzą do tego koszty związane z eksploatacją samochodu.

Nadzór pracy kluczem do optymalizacji czasu

Jeżeli dla firmy pracuje wielu przedstawicieli handlowych, to dobrze jest rzetelnie wybrać osoby, które będą nadzorowały ich pracę. Zarządzanie handlowcami wymaga przede wszystkim posiadania dokładnej wiedzy na temat klientów, ponieważ zdarza się, że dana osoba może być odwiedzana wyłącznie w środy między 13:00, a 16:00 i tak dalej. Efekty pracy handlowców powinny być uwzględniane w dokładnych raportach, na podstawie których przeprowadza się analizy. Przedstawiciel handlowy posiadający odgórnie zaplanowany dzień może skupić się wyłącznie na tym, by jak najlepiej podejść do klienta, co nie tylko oszczędza czas, ale może przełożyć się na lepsze zarobki zarówno pracownika jak i przedsiębiorstwa. Dzięki temu na przykład przez całe 8 godzin handlowiec będzie aktywnie pracował, nie tracąc czasu na samodzielne planowanie tras.

Istnieją liczne techniki, dzięki którym zarządzanie czasem jest bardziej skuteczne. Chodzi na przykład o planowanie tras w taki sposób, by dotyczyły klientów możliwie jak najbliższych miejsca zamieszkania przedstawiciela handlowego, co zaowocuje krótszym czasem podróży. Mowa również o wysyłaniu pracowników na specjalistyczne szkolenia, jednak często rzeczy te wcale nie są konieczne. Żyjemy bowiem w silnie zinformatyzowanym społeczeństwie i również ten zawód może czerpać z nowoczesnych narzędzi, takich jak systemy CRM dla handlowców.

Postaw na route.plus

W tym przypadku CRM to program dla przedstawicieli handlowych, który zajmie się wspomnianą optymalizacją czasu pracy samodzielnie. Taki system zarządzania można rozbudować o bardzo sprawne narzędzie, jakim jest route.plus, które działa w oparciu o własne obliczenia i dane wprowadzane przez administratora systemu przygotowanego dla konkretnej firmy. Wspomniane dane dotyczą przede wszystkim adresów klientów, które zostaną naniesione na mapę. Dzięki temu optymalizacji podlegnie trasa handlowca, dzięki czemu czas w samochodzie będzie ograniczony do minimum.

Route.plus może się okazać szczególnie pomocne w przypadku firm, które zatrudniają wielu pracowników na wspomnianych stanowiskach. Zarządzanie handlowcami z pomocą owego narzędzia jest szczególnie proste dzięki możliwości generowania dokładnych raportów. Okazuje się, że dzięki temu narzędziu można zrezygnować z wielu zadań, które dotychczas wykonywała osoba nadzorująca. Route.plus bowiem również oferuje możliwość uwzględniania w planowaniu tras takich spraw, jak preferowany termin wizyt etc. Program na mapie tworzy terytorium przeznaczone dla konkretnego pracownika w taki sposób, by ten miał możliwie jak najbliżej do konkretnego obszaru z miejsca zamieszkania.

Organizacja czasu pracy dotyczy wszystkich handlowców naraz. Oznacza to, że w razie ewentualnej stłuczki lub innego incydentu uniemożliwiającego pracę jednemu pracownikowi, program powierzy teren jego działań innym przedstawicielom handlowym, dzięki czemu firma zaoszczędzi czas związany z faktem, iż dany człowiek musiałby później wizyty u klientów nadrabiać.

Ten program dla przedstawicieli handlowych sprawia więc, że handlowiec w krótszym czasie dotrze do większej liczby klientów, będzie mu się pracowało w większym komforcie, a firma, z którą współpracuje, zyska większy ogląd i kontrolę nad działaniami pracownika. Do tego obie strony będą mogły cieszyć się wyższymi dochodami.