Optymalizacja efektywności w organizacji

Siły sprzedaży to często duża i kosztowna część organizacji. Zakładam, że każdy z nas chciałby, aby była ona jak najbardziej wydajna przy jak najniższym koszcie, czyli po prostu efektywna. Efektywność daje przewagę nad konkurencją. Takie dążenie do poprawy efektywności możemy uzyskać przez jej optymalizację, którą IQ Solution dzieli na optymalizacje terytoriów i optymalizację tras.

Optymalizacja dotyczy wielu aspektów działania sił sprzedaży:

• sposobu docierania do klientów (jak często jeździmy i jak dużo czasu tam spędzamy),
• podziału obsługi na różne kanały dystrybucji,
• liczby Przedstawicieli potrzebnej do prawidłowej obsługi wszystkich klientów,
• geograficznej budowy terytoriów,
• miejsc zamieszkania Przedstawicieli Handlowych,
• codziennych planów pracy, które są realizowane przez Handlowców.

Zazwyczaj każdy z tych elementów został już w organizacji mniej lub bardziej precyzyjnie określony. Wiemy też, że każdy z nich może być poprawiony, czyli zoptymalizowany. Pytanie, dlaczego mielibyśmy zmieniać sposób działania naszych sił sprzedaży? Jakie zyski z tego tytułu możemy osiągnąć?

Najczęściej dla organizacji, z którymi pracuje IQ Solution, optymalizacja oznacza takie korzyści:

• Lepsze i przejrzyste zasady odwiedzania klientów. Wiemy dokładnie jak często i jak długo chcemy odwiedzać każdego z naszych klientów. Dzięki temu wiemy, czego chcemy wymagać od Przedstawicieli Handlowych.
• Dokładnie wiemy, że nasze cele są realne do osiągnięcia. Zmierzyliśmy to, tworząc precyzyjne plany pracy, dzień po dniu, minuta po minucie.
• Nasi pracownicy nie muszą żmudnie tworzyć planów pracy (trasówek). Zakładamy, że człowiek to nie komputer i nie jest w stanie stworzyć optymalnego planu pracy. Nawet jeżeli terytorium, dla którego to robi, jest małe i nieskomplikowane to zajmie mu to o wiele więcej czasu niż komputerowi, a i tak część Przedstawicieli Handlowych zrobi to lepiej a część gorzej.
• Liczba i zakres geograficznych terytoriów jest dokładnie dopasowana do naszej strategii docierania do klientów. Nie ma terytoriów przeciążonych i nie ma terytoriów, w których Przedstawiciel Handlowy nie ma co robić. Każde terytorium ma dokładnie określony czas pracy. W czas pracy wliczamy czasy wizyt i czasy przejazdów.
• Zyskujemy wolny czas, który może zostać zagospodarowany na odwiedzanie większej ilości klientów lub ponowne odwiedziny tych najbardziej rentowych.

Zyski?

Wszystko zależy od skali. Optymalizacja potrafi uwolnić od 10-20% czasu pracy. Dla siły sprzedaży o wielkości 30 Przedstawicieli Handlowych oznacza to (dla 10% oszczędności) możliwość zrealizowania naszych celów biznesowych za pomocą mniejszej liczby etatów. Uwolniony czas pracy można przeznaczyć na większą liczbę wizyt, które wygenerują dodatkowe zyski.

Czy warto wdrożyć optymalizację w naszej organizacji?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta: zawsze warto, ale nie zawsze organizacja jest na to gotowa. Optymalizacja działa pod dwoma warunkami: potrafimy dobrze zdefiniować sposób dotarcia do klientów (częstotliwości, czasy itp.) i jesteśmy gotowi na taką zmianę w organizacji, która będzie wymagała od Handlowców realizowania na wysokim poziomie dostarczonych im planów pracy.