Jak zmniejszyć koszty działalności firmy dzięki organizacji działu sprzedaży?

By firma mogła zarabiać, musi swoje towary lub usługi skutecznie sprzedawać. Żeby tak się działo, potrzebne jest stworzenie dobrego planu marketingowego, nad którym będzie czuwał doświadczony dział sprzedaży. Zdarza się jednak, iż nawet wysokie przychody nie oznaczają pokaźnego dochodu, co zawsze jest spowodowane kosztami jego uzyskania. Jak zracjonalizować koszty w firmie pod kątem organizacji działu handlowego?

Racjonalizacja kosztów działalności jest ważna dla każdego przedsiębiorstwa, ponieważ zwyczajnie przekłada się na lepsze zarobki. Praktycznie zawsze jest to możliwe do wykonania, a najlepszym na to sposobem jest organizacja działu sprzedaży. By osiągnąć pożądany efekt, należy przede wszystkim skupić się na dokładnej analizie. Okazuje się bowiem, że niektóre firmy oceniają pracę owego działu poprzez uzyskany przychód, jednak ten nie jest wymierny – zawsze najważniejszy powinien być dochód. Warto przez to sprawdzić, które działania przynoszą lepsze efekty i to na nich się skupić, z kolei powinno się ograniczyć te mniej skuteczne. Wysokim kosztem sprzedaży może być np. źle zaplanowana reklama.

Racjonalizacja kosztów działalności – na czym powinniśmy się skupić?

Redukcja kosztów jest łatwiejsza, kiedy zna się dokładnie grupę docelową swoich towarów i usług. Za przykład można wziąć przedsiębiorstwo X, które oferuje towary na terenie całej Polski. W tym przypadku należy ograniczyć metody promocji lokalnej, a więc ulotki itd. Zamiast tego lepiej jest więcej zainwestować np. w reklamę internetową lub zatrudnić więcej przedstawicieli handlowych. Z drugiej strony firma Y działa głównie w obrębie jednego większego miasta. W jej przypadku ulotki lub gadżety reklamowe mogą okazać się świetnym wyborem, ponieważ owe produkty trafią w ręce potencjalnych klientów.

Należy także skupić się na jakości działań sprzedażowych. Oznacza to, że koszty uzyskania przychodu mogą zostać zmniejszone poprzez postawienie wyłącznie na jakościowe działania. Chodzi na przykład o poświęcenie większej uwagi jednej reklamie, która będzie odpowiednio „dopieszczona”. Okazuje się, że jest to działanie o wiele bardziej skuteczne, niż poświęcanie uwagi na liczne rodzaje promocji o wątpliwej jakości. Chodzi nie tylko o reklamy w samym fizycznym znaczeniu, ponieważ dobrym przykładem są przedstawiciele handlowi. Często kilku dobrze przeszkolonych specjalistów zdziała dla firmy więcej niż setka amatorów.

Minimalizacja kosztów jest też możliwa dzięki ułożeniu odpowiedniej hierarchii. Organizacja działu sprzedaży wymaga tego, by nad wszystkimi pracownikami czuwał specjalista, który szczyci się lepszymi od reszty efektami pracy. Oczywiście, może on nie wiedzieć, dlaczego akurat jego działania są najbardziej skuteczne, dlatego powinien stale pracować z analitykiem lub samodzielnie poznać podstawy analizy. Dzięki temu nie tylko będzie w stanie jeszcze bardziej polepszyć swoje kompetencje, ale przekazać wiedzę reszcie zespołu. Kiedy pracowników jest sporo, warto podzielić ich na grupy zadaniowe, które będą posiadały swojego tzw. team leadera, a ci z kolei będą na bieżąco kontaktować się z głównym nadzorującym.

Racjonalizacja kosztów działalności = optymalizacja czasu pracy

Obniżenie kosztów działalności zawsze wiąże się z efektywnością przedsiębiorstwa, a ta z kolei dotyczy zagadnienia czasu. Zoptymalizowanie czasu pracy sprawia, że w tym samym okresie np. pięciu pracowników zrobi tyle, co dziesięciu. Oczywiście, nie chodzi o wprowadzenie diabelskiego rygoru, ponieważ stres i presja czasu nie wpłyną pozytywnie na pracę. Zamiast tego warto szkolić swoich pracowników w zakresie planowania dnia i swoich zadań. Warto zainwestować także w nowoczesne narzędzia do tego przeznaczone. Większe firmy korzystają z przedstawicieli handlowych, których praca może być łatwiejsza dzięki programowi Route.plus.

Zdarza się, że dany przedstawiciel handlowy nie potrafi dostatecznie dobrze organizować swojego czasu pracy, co równocześnie jest niekorzystne dla firmy, jak i jego samego. Tymczasem Route.plus jest narzędziem przede wszystkim pomocnym. Służy do optymalizowania tras handlowców poprzez planowanie ich wizyt u klientów wraz z częstotliwością oraz kreślenie na mapie ich drogi w taki sposób, by podróż od klienta do klienta zajęła możliwie jak najkrótszy czas. Dzięki temu nie tylko więcej potencjalnych odbiorców zapozna się z ofertą, ale też firma wyda mniej na koszty związane z eksploatacją samochodów. W procesie optymalizacji bardzo ważną rolę odgrywa planowanie wizyt u klientów wraz z określeniem ich częstotliwości, np. mniejsze firmy raz na 4 tygodnie, większe raz na tydzień itd. Bardzo często okazuje się, że człowiek nie potrafi sobie poradzić z utworzeniem spójnego planu trasy połączonego z częstotliwością spotkań z konkretnymi klientami. Na szczęście system route.plus wykona taką optymalizację za nas, perfekcyjnie dostosowując terminarz spotkań i wyznaczając trasy w taki sposób, aby maksymalnie zwiększyć wydajność pracy.

Wiadomo, że często klienci mają swoje wymagania, na przykład przyjmują gości wyłącznie w określony dzień tygodnia. Opisywane narzędzie pozwala na wprowadzenie takich danych. Jest szczególnie przydatne, jeżeli dla przedsiębiorstwa pracuje wiele przedstawicieli handlowych, ponieważ zostaną przypisani do optymalnie zaprojektowanego terytorium. Dochodzi do tego fakt, iż osoba nadzorująca ich pracę będzie cały czas miała wgląd do tego, co pracownicy robią, a więc kogo zdołali danego dnia odwiedzić i w którym miejscu się znajdują itd. Panel administracyjny pozwala także edytować wspomniane terytoria i uzyskać czytelny raport, który przyda się analitykom.