Jak zorganizować pracę zdalną? – poradnik dla przedsiębiorców

Praca zdalna jest coraz bardziej popularna w ostatnich czasach i być może nie jest możliwa dla osób pracujących na magazynie lub w sklepie, jednak dla pracownika biurowego jest dobrym rozwiązaniem. Co to jest praca zdalna, co jest do niej potrzebne, jakie są zalety pracy w domu i jakie są wady?

Praca zdalna – co to?

Praca zdalna, czyli innymi słowy praca na odległość, praca w domu. Najczęściej więc dotyczy korzystania z komputera w takim wymiarze jak w pracy stacjonarnej (w biurze firmy). Nierzadko dotyczy też segregowania dokumentów, wykonywania telefonów. Podstawowa praca zdalna online – jak wskazuje nazwa – wymaga stałego dostępu do internetu, a także komputera i ewentualnie telefonów.

Praca zdalna – wady i zalety

Zalety pracy w domu są wyjątkowo liczne. Przede wszystkim człowiek oszczędza czas, ponieważ nie musi każdego dnia wyruszać do pracy, która nieraz może być oddalona o wiele kilometrów. To nie wszystko, ponieważ owa podróż mogłaby być niemożliwa! Zalety pracy zdalnej dotyczą także faktu, że można ją wykonywać z każdego miejsca na ziemi, a więc może sprawdzić się w przypadku osób, które lubią podróżować. Zdalna praca w domu jest wygodna.

Nie można jednak zapominać o wadach. Wiele osób podkreśla fakt, że pracując zdalnie, o wiele łatwiej jest się rozproszyć. W biurze bowiem wszyscy są nastawieni na nieprzerwane pracowanie, tymczasem we własnym domu zaczepiać pracownika może partner/partnerka, dziecko, niespotykany widok za oknem, niezrobione pranie itd. Z perspektywy przedsiębiorcy wadą jest także brak bezpośredniej kontroli nad pracownikami, choć istnieją sposoby na to, by ją zyskać.

Praca zdalna w domu – jak ją organizować?

Przede wszystkim należy szybko stworzyć kanały komunikacyjne, dzięki którym każdy pracownik będzie mógł kontaktować się z innymi, zarówno pod kątem wiadomości prywatnych, jak i firmowych. By pracownicy byli bardziej skupieni na pracy powinni odczuwać delikatną presję, dlatego warto z nimi rozmawiać na wideokonferencji co najmniej raz w tygodniu, co pozwoli lepiej planować kolejny tydzień pracy i podsumować dotychczasowe efekty konkretnych osób. Podobnym ułatwieniem jest ustalenie codziennych, acz niedługich konferencji bez przedsiębiorcy, ale z udziałem każdego członka działu, co może wpłynąć na efektywność (np. programiści z programistami, szefowie zespołów z szefem).

Trzeba pamiętać o bezpiecznym przechowywaniu danych. Z tego powodu warto wykupić przestrzeń na serwerze i przesyłać na niego wszystkie ważniejsze informacje. Wyłącznie pracownicy powinni mieć do nich dostęp. Często dobrym pomysłem są zwyczajne dyski Google, jednak nadal warto pamiętać o odpowiednim przydzielaniu dostępów.

Kontrola i organizacja zadań

Co istotne, trzeba jakoś pracę organizować i kontrolować, a same wideokonferencje mogą nie wystarczyć. Z tego powodu warto postawić na wykorzystanie pewnych programów działających na tej samej bądź podobnej zasadzie, co CRM. Bowiem tego rodzaju narzędzia pozwalają przydzielać zadania konkretnym pracownikom, a oni mogą za jego pomocą zaznaczać, co już wykonali, co jest przed nimi. Za pomocą takiego programu można także dodawać różne pliki i notatki, które pomogą pracownikom. Przykładowym zastosowaniem jest dział handlowy. Firma pracująca zdalnie nie może wysyłać handlowców do swoich klientów, jednak pomocne okazuje się narzędzie route.plus. Dzięki niemu tworzona jest trasa przedstawiciela handlowego, która co prawda nie zostanie wykorzystana, jednak specjalista dzięki liście klientów koniecznych do odwiedzenia danego dnia zyska telefony do odbiorców, z którymi warto się skontaktować. Dzięki temu klient jest przyzwyczajony do regularnego kontaktu, a do tego sam handlowiec oswaja się z perspektywą spotkań osobistych, jednak nie jest od razu „rzucony na głęboką wodę”. Kiedy przedsiębiorstwo przestanie pracować zdalnie, to przedstawiciel handlowy będzie doskonale wiedział, jak rozmawiać z klientami oraz jakie trasy będzie musiał pokonać każdego dnia. Narzędzie route.plus jest proste w obsłudze, dlatego pracownik nie będzie też tracił czasu na naukę programu.

Praca zdalna często musi być uznana jako chwilowe uporanie się z pewnym zdarzeniem (np. remontem biura, wymianą floty, klęska żywiołowa). Jest to związane z faktem, iż nie jest najbardziej efektywna, tym bardziej w przypadku wspomnianych przedstawicieli handlowych. Wymaga też czasu na wdrożenie, ponieważ nie wszyscy pracownicy muszą być obeznani z domowymi warunkami pracy.